O prefeito Luciano Buligon sancionou norma que atualiza a legislação sobre o Arquivo Público Municipal de Chapecó (APMC). A lei estava obsoleta, datada de 1993, e até o momento não fora atualizada. "Tendo em vista os 25 anos sem atualizações, muitos artigos já não condizem mais com a realidade de hoje do Arquivo Público, a exemplo do art. 1º, já que o Arquivo está subordinado à Secretaria de Cultura, e não a antiga Secretaria de Administração e Fazenda", diz Buligon.

Além disso, tratava-se de legislação que não formulada junto a um responsável técnico na área de arquivo, ou seja, a um Arquivista ou a um profissional da Ciência da Informação. A lei até então em vigor não abordava as mínimas e principais funções que um Arquivo Público deve exercer e não utiliza termos técnicos da ciência arquivística atuais.

Pela nova legislação, o Arquivo Público fica subordinado à Secretaria de Cultura. Organiza e acumula o conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos vinculados à Prefeitura Municipal de Chapecó, em decorrência de suas funções administrativas, legais, jurídicas, culturais e históricas em caráter permanente e definitivo, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

ACESSO E FINALIDADE

O cidadão tem direito de acesso pleno aos documentos públicos municipais, cuja consulta será franqueada pelo Poder Público Municipal, exceto aqueles cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

O acesso à informação está garantido, pois é assegurado o direito de livre acesso e pesquisa com referência a documentos do arquivo permanente. Serão estabelecidas normas para acesso e pesquisa relativamente a documentos especiais ou que, por sua natureza e condições, imponham restrições de consulta ao arquivo permanente. Os pedidos de acesso às informações custodiadas pelo Arquivo Público Municipal de Chapecó deverão e somente serão aceitos quando oficializados via e-mail, correspondência ou protocolo.

Entre as principais finalidades do Arquivo Público estão: formular política municipal de arquivos e exercer orientação normativa, visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos do arquivo, qualquer que seja o suporte da informação ou a sua natureza; implementar, acompanhar e supervisionar a gestão de documentos arquivísticos produzidos, recebidos e acumulados pela administração pública municipal; promover a organização, a preservação e o acesso aos documentos de valor permanente ou histórico recolhidos dos diversos órgãos da administração pública municipal; promover a difusão de informações sobre o Arquivo, bem como garantir o acesso aos documentos públicos municipais, observadas as restrições previstas em Lei; e, realizar projetos de ação educativa e cultural, com o objetivo de divulgar e preservar o patrimônio documental sobre a história do Município de Chapecó.

COMISSÃO AVALIARÁ DOCUMENTOS

Para dar efetividade à nova lei, em cada órgão e entidade da administração pública será constituída Comissão Permanente de Avaliação de Documentos com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradoras dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação de documentos. Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.

O QUE SÃO DOCUMENTOS PÚBLICOS

Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. Considera-se arquivo corrente o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração; arquivo intermediário é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação (guarda permanente ou eliminação); e arquivo permanente o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor, também chamado de arquivo histórico. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. O Arquivo Público será constituído pelo Arquivo Permanente.

É proibida toda e qualquer eliminação de documentos produzidos, recebidos e acumulados pela Administração Pública Municipal, no exercício de suas funções e atividades, sem a autorização do Arquivo Público Municipal de Chapecó. A eliminação de documentos produzidos e recebidos pela administração pública municipal será realizada mediante autorização do Arquivo Público Municipal de Chapecó. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, aquele que desfigurar ou destruir, no todo ou em parte, documentos de valor permanente ou considerado, pelo Poder Público, como de interesse público e social.

Os documentos de cunho histórico e permanente não poderão sair, sob hipótese alguma, da custódia do Arquivo Público Municipal de Chapecó. Será criado o Arquivo Central, o qual conservará os documentos administrativos de cunho intermediário dos órgãos da administração pública municipal. A nova legislação também se aplica documentos arquivísticos digitais.